Transformación del diseño de la lista de guardias de médicos en periodo de formación, con una mejora del 98% en términos de equidad y disponibilidad.
cliente
El Hospital Universitario de Tallaght (TUH) es uno de los principales hospitales universitarios de Irlanda. Con 562 camas, 16 quirófanos y 20 camas de cuidados críticos, sus 3.000 empleados atienden a más de 410.000 pacientes al año.
El Desafío
El equipo de personal médico del TUH se encargó de crear listas de médicos de guardia para casi 90 médicos en formación. El proceso manual de generación de esas listas trimestrales era complejo y requería mucho tiempo, al menos 12 semanas-persona al año. También había que tener en cuenta complejos requisitos y normas que dificultaban la equidad y daban lugar a quejas de los médicos. Se necesitaban tres listas para 30 médicos residentes (grado superior), 30 oficiales superiores (grado medio) y 26 internos (grado básico), cuatro veces al año. Los requisitos incluían:
- Objetivos de equidad a cumplir, incluida la distribución equitativa de los turnos de guardia diurnos, nocturnos y de fin de semana.
- Más de 20 limitaciones incluidas: evitar fines de semana consecutivos, garantizar los días de descanso necesarios entre guardias para cumplir la normativa de la Directiva Europea sobre el Tiempo de Trabajo (EWTD), que los médicos de la misma especialidad no estuvieran de guardia el mismo día o próximo a este, además de otras restricciones específicas de la especialidad y del consultor.
Solución
Optimización de las listas para que sean más justas
El TUH sustituyó los complejos y lentos procesos manuales de hoja de cálculo por la aplicación automatizada de optimización de listas de MedModus para producir listas mucho más justas en menos de 5 minutos. Nuestra aplicación de elaboración de listas de turnos utiliza un avanzado modelo matemático de optimización para alcanzar todos los objetivos de elaboración de listas de turnos, garantizando al mismo tiempo el cumplimiento de todas las restricciones. Las listas para todos los grados de médicos se elaboran simultáneamente para evitar conflictos de especialidades y mejorar la disponibilidad de médicos. La herramienta también tiene en cuenta las vacaciones anuales y las asignaciones de listas anteriores. En cuestión de minutos se prueban miles de permutaciones de listas para obtener un resultado óptimo.
Resultados
MedModus mejoró drásticamente la equidad para los médicos en formación del TUH, ya que se redujeron a cero los casos de incumplimiento de las normas sobre días de descanso, p. ej., médicos que trabajaron más de un día festivo. La solución también mejoró la disponibilidad de los médicos para los equipos médicos que no daban abasto, reduciendo en un 98% los casos de indisponibilidad debidos a conflictos de especialidades. Como resultado, había más médicos disponibles en sus especialidades para prestar asistencia. Otros beneficios de la solución fueron:
- Reducción del tiempo de elaboración de cada lista, pasando de semanas a minutos
- Listas más precisas y equitativas
- Mejora del cumplimiento de la EWTD
- Productividad de 12 semanas-persona al año
- Cambios rápidos de última hora en las listas
- Aplicación más amplia a otras disciplinas (extensiva a cirugía y 160 médicos en total)
- El servicio gestionado de MedModus ayuda al TUH durante las «épocas» de gran afluencia de pacientes
Testimonio
«La elaboración de estas listas fue un verdadero quebradero de cabeza para nuestro departamento. La cantidad de factores a tener en cuenta lo hacía lento y propenso a errores. La automatización de este proceso ha dado lugar a listas más justas con menos errores y ha ahorrado un valioso tiempo a RRHH».
Director de Recursos Humanos, Hospital Universitario de Tallaght