Reestruturação das escalas de plantão de médicos em formação com uma melhoria de 98% na equidade e disponibilidade
Cliente
O Tallaght University Hospital (TUH) é um dos principais hospitais universitários da Irlanda. Com 562 camas, 16 salas de cirurgia e 20 camas de cuidados intensivos, os 3.000 funcionários tratam mais de 410.000 doentes por ano.
O Desafio
A equipa de profissionais de saúde do TUH era responsável pela elaboração de escalas de plantão para quase 90 médicos em formação. O processo manual de criação dessas escalas trimestrais era complexo e moroso, exigindo pelo menos 12 semanas de trabalho por ano. Havia também regras e requisitos complexos a considerar, o que dificultava a garantia de equidade e resultava em reclamações por parte dos médicos. Era preciso criar três escalas para 30 médicos residentes (nível sénior), 30 internos de especialidade (nível intermediário) e 26 internos (nível básico), quatro vezes por ano. Requisitos:
- Objetivos de equidade a cumprir, incluindo a distribuição equitativa dos turnos de plantão diurnos, noturnos e de fim de semana.
- Mais de 20 restrições incluídas: Mais de 20 exigências, entre elas: evitar fins de semana consecutivos, assegurar os intervalos dos dias de descanso necessários entre as escalas para cumprir os regulamentos da Diretiva Europeia do Tempo de Trabalho (EWTD, na sigla em inglês), não alocar médicos da mesma especialidade para plantões no mesmo dia ou quase no mesmo dia, além de outras restrições específicas de especialidades e especialistas.
Solução
Otimização para gerar escalas mais justas
O TUH substituiu os complexos e morosos processos manuais feitos em planilhas pela aplicação automatizada de Otimização de Escalas da MedModus para produzir escalas muito mais justas em menos de 5 minutos. A nossa aplicação de escalas utiliza um modelo matemático avançado de otimização para atingir todos os objetivos das escalas, garantindo o cumprimento de todas as exigências. As escalas de todos os níveis de médicos são produzidas simultaneamente para evitar conflitos de especialidades e otimizar a disponibilidade dos médicos. A ferramenta também leva em conta as férias anuais e as atribuições de turnos anteriores. Milhares de permutações são testadas em minutos para produzir a melhor escala possível.
Resultados
A MedModus melhorou drasticamente a equidade para os médicos em formação do TUH, reduzindo a zero os casos de violação das regras de dias de descanso, como médicos a trabalhar em mais de um feriado, por exemplo. A solução também melhorou a disponibilidade de médicos em equipas sobrecarregadas, garantindo que os casos de indisponibilidade devido a conflitos de especialidades diminuíssem 98%. Dessa forma a disponibilidade de médicos especialistas para realizar atendimentos aumentou. Outras vantagens da solução incluem:
- Tempo de produção de cada escala reduzido de semanas para minutos
- Escalas mais precisas e justas
- Melhoria da conformidade com a Diretiva Europeia do Tempo de Trabalho
- Produtividade de 12 semanas/pessoa por ano
- Rápida execução de alterações de última hora na escala
- Expansão da aplicação a outras disciplinas (alargada à cirurgia e a 160 médicos no total)
- Gestão ágil do serviço da MedModus para ajudar o TUH durante as épocas de maior afluência
Depoimento
“A elaboração das escalas era uma verdadeira dor de cabeça para o nosso departamento. O número de fatores a considerar tornava o processo moroso e propenso a erros. A automatização deste processo resultou em escalas mais justas e com menos erros e poupou um tempo valioso da equipa de RH”.
Diretor de Recursos Humanos, Tallaght University Hospital